Online Kongress: So wird die virtuelle Veranstaltung zum Erfolg

Digitale Kongresse sind in der Wirtschaftslandschaft eine der wichtigsten Plattformen, um Wissen auszutauschen und eigene Produkte und Services besser zu positionieren. Im Zuge der Digitalisierung ist eine Austragung als Online Event zunehmend beliebter und bietet Ihnen neue Möglichkeiten in der Planung und Durchführung. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie ein Online-Kongress richtig geplant werden sollte und welche alternativen Events zu Ihren Zwecken passen. 

#1 Wann ist ein digitaler Kongress die richtige Wahl?

Die Grenzen zwischen Firmenkongress, Firmentagung und anderen betrieblichen Events sind fließend. Ein virtueller Kongress dauert wie die klassische Variante im Regelfall mehrere Tage und lässt nicht nur Sie als Veranstalter zu Wort kommen. Stattdessen steht der rege Austausch mit anderen Teilnehmern im Vorgrund, die Sie rechtzeitig einladen und zu einem Vortrag animieren sollten.   Bei diesem Event-Format stehen also weniger Sie und Ihre Produkte im Vordergrund. Ihnen liegt stattdessen am Herzen, neue Kontakte zu knüpfen oder einen fachlichen Austausch mit anderen Angehörigen Ihrer Branche anzustreben. Auch für einen Blick über den Tellerrand Ihrer Branche hinaus kann die digitale Veranstaltung bieten. Zurück zum Inhaltsverzeichnis  

#2 Unterschiede zum klassischen Firmenkongress verstehen.

Die wesentliche Herausforderung der digitalen Variante liegt in einer technisch sauberen Organisation. Für gewöhnlich können Sie an einem festen Veranstaltungsort verschiedene Person auf die Bühne bitten. Als Online Veranstaltung ist ein intelligentes Streaming mit Zuschaltung der jeweiligen Teilnehmer gemäß Zeitplan wichtig. Dies setzt Disziplin in der Vorbereitung und die richtige technische Ausstattung voraus.   Hauseigene technische Strukturen wie Ihre betrieblichen Server reichen unter Umständen nicht aus, um der Anzahl der Teilnehmer gerecht zu werden. Damit nicht Ihre gesamten Servicestrukturen zusammenstürzen, sollten Sie sich anders als bei einem Vor-Ort-Kongress technische Hilfe ins Boot holen. Hierdurch ist sichergestellt, dass Sie der Anzahl aller virtuellen Teilnehmer gerecht werden. Zurück zum Inhaltsverzeichnis  

#3 Organisation beim Online Kongress ernstnehmen.

Eine Online Veranstaltung vorzubereiten, sieht grundlegend anders als als bei einem traditionellen Firmenkongress. Die gesamten Planungen finden bei Ihnen vor Ort statt, eine gesonderte Location muss nicht gesucht werden. Da Sie sich nicht um die Zuteilung Ihrer Gäste vor Ort, die Unterbringung von Premium-Gästen und mehr kümmern müssen, scheinen viele Aufgaben rund um die Kongressplanung zu entfallen.   In der Praxis zeigt sich, dass die Herausforderungen einer Online-Veranstaltung in anderen Bereichen liegen. Hier sollten Sie genauso einen klaren Ablaufplan, eine durchdachte Struktur und einen öffentlich zugänglichen Plan erstellen, damit der Online Kongress von Anfang an einen professionell organisierten Eindruck hinterlässt. Zurück zum Inhaltsverzeichnis  

#4 Schrittweise von der Idee zum Konzept.

Als virtueller Kongress sollten Sie mit dem gleichen Vorsatz in der Planung durchstarten wie bei einer Austragung vor Ort. Typische Schritte sind hierbei:

1. Grundlegende Ideenfindung für das Online-Event
2. Einbettung der Idee in ein Thema/Motto
3. Branding und Marketing
4. Planung und Erstellung eines grundlegenden Überblicks
5. Suche und Organisation von Rednern und Experten
6. Konzeption und testweise Umsetzung der Technik
7. Realisation/Auslagerung relevanter Aufgaben

Alle genannten Schritte unterscheiden einen Online Kongress nicht wesentlich von der traditionellen Variante. Lediglich die technische Ebene nimmt einen gänzlich anderen Charakter und größeren Umfang ein. Vor allem hier fehlt Unternehmen fast jeder Branche das Know-How, wie eine gesicherte, technische Durchführung in der digitalen Welt funktioniert. Zurück zum Inhaltsverzeichnis  

#5 Aufgaben auslagern als wichtiger Schritt.

Was im technischen Aspekt obligatorisch ist, kann auch in anderen Bereichen sinnvoll sein. Gerade wenn ein virtueller Kongress eher nebenbei einberufen werden soll, liegt der Fokus häufiger auf dem Tagesgeschäft. Grundsätzlich ist es möglich, die gesamte Organisation und Planung an einen externen Partner zu übergeben. Unsere Event-Agentur in Köln steht hierfür Kunden überall in Deutschland zur Seite.   Natürlich können wir Ihnen die ersten Schritte rund um virtuelle Kongresse nicht abnehmen. Idee- und Mottofindung liegen weiterhin komplett im Ihrer Hand. Gleiches gilt für Ihr Interesse an externen Experten, die mit ihren Vorträgen die Veranstaltung bereichern sollen. Einen groben Rahmen für Ihre Kongressgestaltung sollten Sie also bereits im Hinterkopf haben. Um die Details bei allen ausgelagerten Aufgaben kümmert sich ein verlässlicher Partner wie unsere Agentur. Zurück zum Inhaltsverzeichnis  

#6 Geeignete Formate als Alternative oder Ergänzung.

Ein Kongress oder eine kürzere Tagung sind gängige Formate, wenn es um den Austausch mit externen Fachkräften, Experten und anderen Unternehmen geht. Um sich live und im Internet miteinander auszutauschen, muss sich Ihr Online Event nicht auf diese Veranstaltungsform begrenzen. Denkbare Alternativen oder Ergänzungen zum klassischen Konzeptformat sind beispielsweise:

• virtuelle Veranstaltung zur Produktpräsentation
• virtuelle Messe
• Webinar für ausgewählte Teilnehmer
• Launch-Events neuer Services, Angebote & Co.

Als erfahrener Eventpartner in NRW teilen wir gerne mit Ihnen unsere Erfahrung, welche Arten von Veranstaltungen zu Ihren anstehenden betrieblichen Zwecken passen. Hierbei kann ein digitaler Kongress zur idealen Einleitung werden, auf der sich virtuell mit weiteren Formaten und Events aufbauen lässt. Der Vorteil: Steht einmal die technische Grundlage Ihrer virtuellen Veranstaltung, ist ein Aufbauen auf Ihren Online Kongress mit weiteren Event-Konzepten umso leichter. Zurück zum Inhaltsverzeichnis  

#8 Auf professionelle Hilfe beim Online-Kongress vertrauen.

Gerade wenn zum ersten Mal ein digitaler Kongress als Online Veranstaltung geplant wird, stellen sich viele Fragen. Unter einer solchen Unsicherheit sollte niemals die Qualität der Veranstaltung leiden. Präsentieren Sie sich in jedem Fall als starker Veranstalter, indem Sie die Konzeption und technische Durchführung Ihrer Online-Events in erfahrene und fachkundige Hände übergeben.   Unsere Agentur hilft Ihnen in NRW und ganz Deutschland weiter, die richtigen Wege bei der Durchführung Ihrer digitalen Veranstaltungen zu gehen. Gerade in den aktuellen Zeiten wächst das Interesse vieler Unternehmen, Events wie Messen oder Produkt-Präsentationen ins Netz zu verlegen. Wir begleiten Sie auf persönlicher und technischer Ebene, damit Ihr geplantes Online Event zum vollen Erfolg wird.   Kommen Sie einfach auf uns zu, damit Ihr digitaler Kongress zum vollen Erfolg wird. Wir freuen uns über Ihr Interesse und stehen Ihnen gerne online zu einem ersten, digitalen Beratungsgespräch zur Seite. Neben online Kongressen ist Sommer&Co eine auf Videoproduktion spezielisierte Agentur aus Köln mit 20 Jahren Erfahrung in der Produktion für Imagefilmen, Erklärvideos, Werbefilmen usw. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage: 0221 165 37 300. Zurück zum Inhaltsverzeichnis