Best Practices für die Ausrichtung eines virtuellen Events

Unzählige Events haben ihr Veranstaltungserlebnis in letzter Zeit von persönlich zu virtuell geändert. Der nicht ganz neue Trend, Events online zu veranstalten, ist endlich in Aktion und wird auch in Zukunft an der Spitze bleiben. Und der wichtigste Aspekt für jeden Organisator, um sich von den anderen abzuheben, ist, nicht dem Spielbuch zu folgen. Während die Teilnehmer und sogar die Organisatoren die vorgefasste Meinung, wie virtuelle Events durchgeführt werden müssen, nicht loslassen werden, ist es wichtig, dass wir offen bleiben und bereit sind, es auszuprobieren und zu testen. Früher hatten die meisten Events eine klar definierte Möglichkeit, ein interaktives und fesselndes Erlebnis für die Teilnehmer zu schaffen. Du konntest die Ausstellungsstände durchstreifen, an Networking-Events teilnehmen oder in dem Flur plaudern. Der physische Raum und andere Menschen erleichterten viele dieser Mikro- und organischen Interaktionen. Heute müssen wir uns fragen, was passiert, wenn Du nicht physisch anwesend bist, um eine Botschaft zu teilen. Bei so viel zu bieten und etwas Aufregendes auf den Tisch zu bringen, ist es wichtig, dass die Organisatoren einige Grundregeln befolgen und das Veranstaltungssystem optimieren, um ein unschlagbares Erlebnis beim virtuellen Event zu bieten. In diesem Beitrag listen wir die Best Practices auf, die die Zukunft virtueller Events prägen werden, auch wenn wieder Live Events stattfinden. Zurück zum Inhaltsverzeichnis

1. Veranstalte ein virtuelles Event mit Zoom Webinar

Die Zukunft der Events ist virtuell. Wenn Du die richtige Videokonferenzsoftware für Dein virtuelles Event verwendest, entscheidest Du Dich dafür, auf die Sicherheit aller Beteiligten Rücksicht zu nehmen und gleichzeitig wiederverwendbare digitale Inhalte zu erstellen, von denen Dein Unternehmen in den kommenden Jahren profitieren wird, und gleichzeitig Networking und Raum für Einzelpersonen in Deiner Branche, um sich zu vernetzen. Ganz gleich, ob Du virtuelle Events, Meetings mit allen Teilnehmern, Produktankündigungen oder Schulungssitzungen veranstalten willst, ein Zoom-Webinar ist eine benutzerfreundliche Option zur Verwaltung und Interaktion mit Deinem Publikum. Du kannst beispielsweise einen Teilnehmer schnell zu einem Diskussionsteilnehmer befördern, damit er live interagieren kann. Andere Funktionen wie Handheben, Fragen und Antworten und Umfragen ermöglichen zusätzliches Engagement. ⁽¹⁾ Vorteile der Verwendung von Zoom für virtuelle Events:

• Als benutzerfreundliche Plattform erfüllt Zoom das technische Niveau jedes potenziellen Besprechungsteilnehmers
• Verwende Zoom Chat, um während der Planungsphase der Veranstaltung mit Deinem Team in Verbindung zu bleiben
• Zoom-Webinare können bis zu 50.000 Teilnehmer gleichzeitig aufnehmen
• Zoom-Umfragen für nonverbale Live-Teilnehmerinteraktionen

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2. Fokus auf Produktionsqualität

Zeit ist kostbar, und kein Teilnehmer wird seine Zeit gegen ein minderwertiges virtuelles Event eintauschen. Während es wichtig ist, dass Du allen Deinen Teilnehmern die Flexibilität bietest, miteinander zu interagieren, werden sie sich auch auf die Qualität der Produktion und der Veranstaltung selbst freuen. Es ist von größter Bedeutung, dass Du interessante Veranstaltungsthemen erstellst, erstklassige Redner einbeziehst, das Publikum einbeziehst, zahlreiche Umfragen durchführst, Feedback einholst und ein außergewöhnliches, qualitativ hochwertiges virtuelles Event bietest. ⁽²⁾ Auch deshalb solltest Du eine digitale Eventagentur wie Sommer&Co mit diesem Teil der Arbeit beauftragen. Mit unseren Dienstleistungen erhältst Du eine hochwertige Videoproduktion für Dein Event, egal ob live, digital oder ein hybrid event, wir haben die Erfahrung und vor allem das professionelle Equipment. Zurück zum Inhaltsverzeichnis

3. Hosting-Tipps

Die Ausrichtung eines virtuellen Events kann eine entmutigende Aufgabe sein, muss es aber nicht. Es gibt einige großartige Tipps und Best Practices, mit denen Du sicherstellen kannst, dass Dein virtuelles Event erfolgreich ist und allen ein tolles Erlebnis bietet: ⁽³⁾

• Festverdrahtung Deiner Internetverbindung: Dies hilft Dir, Probleme mit einer instabilen WLAN-Verbindung zu vermeiden, die Deine Audioqualität und das Gesamterlebnis der Teilnehmer beeinträchtigen können.
• Setze Dir von Anfang an klare Ziele: Bevor Du mit der Planung der Agenda Deines virtuellen Events oder der Auswahl der besten Plattform für virtuelle Events beginnst, stelle sicher, dass Du weißt, warum Du ein virtuelles Event veranstalten möchtest.
• Wähle die richtige Plattform: Es gibt viele Plattformen, die unterschiedliche Funktionen bieten, von Co-Hosting mit einer anderen Organisation oder Firma bis hin zu erweiterten Moderationstools.
• Teste den Ton, bevor Dein Event beginnt: Dadurch wird sichergestellt, dass Deine Lautsprecher und Dein Mikrofon ordnungsgemäß funktionieren, bevor die Veranstaltung beginnt.
• Binde Dein Publikum ein: Dein Publikum braucht keinen „einstündigen Vortrag“ – plane stattdessen Aktivitäten, die eine aktive Teilnahme beinhalten.
• Erwäge spezialisierte Dienstleistungen: Obwohl es viele kostenlose Dienstleistungen gibt, kann es sich lohnen, für eine Plattform oder eine Videoproduktion von einer digitalen Eventagentur wie Sommer&Co zu bezahlen, die Deine Veranstaltung professioneller aussehen und anfühlen lässt.
• Kleide Dich, um zu beeindrucken: Du wirst auf Video zu sehen sein, also achte darauf, Geschäftskleidung zu tragen. Wir empfehlen Uni-Farben im Gegensatz zu Kleidungsstücken mit Mustern.
• Beginne pünktlich: Wir empfehlen, Dein Event 5 Minuten früher zu beginnen, damit Deine Teilnehmer beitreten können, bevor der Inhalt beginnt.

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4. Binde Dein Publikum ein

Einer der Hauptvorteile einer Live Veranstaltung ist die Interaktion. Virtuelle Events können auch ein informatives und interaktives Erlebnis bieten, während Du den Komfort Deines Zuhauses oder Büros genießt. Es ist wichtig, genauso viel Mühe in das Online-Erlebnis zu stecken wie bei einer Live Veranstaltung. Hier sind ein paar Tipps, die Dir dabei helfen, das Engagement zu maximieren: ⁽⁴⁾

• Gib den Ton an: Begrüße die Teilnehmer, wenn sie dem Webinar oder Meeting beitreten. Beginne mit einer Eisbrecher-Frage und bitte die Teilnehmer, ihre Antworten im Chat einzusenden.
• Q&A aktivieren: Ernenne Diskussionsteilnehmer oder andere Hosts, um bei der Beantwortung von Fragen zu helfen, die während der Veranstaltung eingehen. Wir empfehlen, die Teilnehmer zu ermutigen, während der Sitzung Fragen zu stellen.
• Umfragen sind der Schlüssel: Erstelle 3 bis 4 Umfragen, die vor der Veranstaltung aufgestellt werden können. Dies ist eine großartige Gelegenheit, um einzuschätzen, an welchen Informationen Dein Publikum interessiert ist, wie hoch das Fachwissen ist und wie sein aktuelles Verständnis oder seine Meinung zu den von Dir geteilten Inhalten ist.
• Um Feedback bitten: Du kannst eine Umfrage nach der Veranstaltung einbeziehen, um Feedback zu den Referenten, Inhalten und der Zufriedenheit des Publikums zu sammeln.

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5. Monetarisiere Dein virtuelles Event

Live-Events waren in der Ära vor COVID eine wichtige Einnahmequelle. Da die virtuellen Events während der Pandemie im Mittelpunkt standen, hat sich seitdem jedoch viel verändert, und die Landschaft reift noch. Laut den Daten des Event Manager Blogs nutzen immer noch satte 32,8 % der Event-Organisatoren ihre virtuellen Events nicht und tun dies einfach kostenlos. ⁽⁵⁾ Wir zeigen Dir einige Möglichkeiten zur Monetarisierung virtueller Events, damit Du das volle Potenzial Deiner virtuellen Events ausschöpfen kannst: ⁽⁶⁾

• Premium-Tickets verkaufen
• Biete Sponsoring-Möglichkeiten an
• Digitale Lead-Erfassung an Event-Aussteller und Sponsoren verkaufen (Einverständnis der Teilnehmer einholen, von Event-Ausstellern nach der Veranstaltung kontaktiert zu werden)
• Werbeflächen auf der Website für virtuelle Events verkaufen
• Merchandise und Event Swag verkaufen
• On-Demand-Inhalte verkaufen

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6. Erweitere Deine Reichweite

Hast Du darüber nachgedacht, mit Deinem virtuellen Event größer zu werden? Wenn der Inhalt festgelegt ist, Deine Lautsprecher vorbereitet sind, ist es Zeit, live zu gehen. Webinare und Meetings können mit Facebook Live, Facebook Workplace und YouTube Live sowie einer benutzerdefinierten Livestream-Integration über soziale Kanäle übertragen werden. Auf diese Weise können die Teilnehmer in den sozialen Netzwerken teilnehmen oder sie ansehen, sodass Deine Inhalte ohne zusätzlichen Aufwand ein größeres Publikum erreichen können. ⁽⁷⁾ Die Ausrichtung eines virtuellen Events kann Dir eine lebendige und ansprechende Möglichkeit bieten, mit Deinem Publikum in Kontakt zu treten und Deine eigene Attraktivität oder die Deiner Marke zu steigern. Wir hoffen, dass diese Tipps für virtuelle Events Dir dabei helfen, bei Deinem nächsten virtuellen Event erfolgreich zu sein! Indem Du im Voraus Zeit und Mühe investierst, hebst Du Dich nicht nur aus dem Meer aller anderen Livestreams ab, sondern schaffst auch ein einzigartiges, unvergessliches Erlebnis für Dein Publikum. Die Beauftragung einer digitalen Eventagentur für die Videoproduktion kann Dir sogar einen zusätzlichen Schub geben und Dich von der Konkurrenz abheben. Wir von Sommer&Co kreieren und produzieren professionelle virtuelle Events, die Zuschauer wirklich sehen wollen. Du hast eine Vision für Dein virtuelles Event? Als Dein vertrauenswürdiger Berater helfen Dir unsere Kreativ- und Produktionsexperten, diese Vision vom Konzept bis zur Ausstrahlung in ein erstklassiges virtuelles Event zu verwandeln. Kontaktiere uns noch heute! Zurück zum Inhaltsverzeichnis

Online Literatur:

1. Aventri – Virtual Event Monetization
2. Event Cube – Hosting Virtual Events
3. Event Manager Blog – Event Industry
4. Zoom Blog – Digital Event