10 Tipps für erfolgreiche digitale Events

Notwendigkeit, wie wir gesehen haben, ist wirklich die Mutter der Erfindung. Während digitale Events sicherlich vor 2020-2021 existierten, führten strenge Anordnungen zur Unterbringung vor Ort aufgrund der Pandemie zu einer Migration ins Internet, da Live-Events unmöglich wurden. Bei der Digitalisierung von Veranstaltungen ist es wichtig, klug zu sein und sich auf den Erfolg einzustellen – wir alle haben an dieser Stelle wahrscheinlich einige unausgegorene digitale Events erlebt. Natürlich haben wir alle auch uninspirierte persönliche Veranstaltungen besucht, also ist die gute Nachricht, dass digitale Events nicht für Langeweile oder Misserfolg bestimmt sind, solange Du Dich mit Bedacht an das Online-Format anpasst. Wie bei jeder analogen Veranstaltung ist ein umfassendes und durchdachtes Konzept der Schlüssel zum Erfolg. Der nächste Erfolgsfaktor ist, auf das digitale Format zugeschnittene Inhalte. Im Gegensatz zu Live-Events erfordert das digitale Event ein besonderes Entertainment-Talent der Moderatoren und Referenten, um die Teilnehmer über einen langen Zeitraum an der Übertragung zu fesseln. Auch bei Live- Events ist Langeweile kein Vergnügen, bei digitalen Events aber sehr kritisch, denn gelangweilte Teilnehmer schalten einfach per Knopfdruck ab. ⁽¹⁾ Wir von Sommer&Co, der digitalen Eventagentur, hören zu, dann handeln wir. Keine zwei digitale Events sind gleich, weshalb wir alle unsere Kampagnen an Deine spezifischen Bedürfnisse anpassen. Unser Team aus Experten für Videoproduktion, digitale Medien, Technologie und Veranstaltungen erfüllt alle Deine Anforderungen. Ob für vier oder 44 Millionen Zuschauer, unsere digitale Eventagentur, Sommer&Co weiß, wie man einen bleibenden Eindruck mit Videoproduktion hinterlässt.

#1 Was sind digitale Events?

Digitale Events sind interaktive, inszenierte und erlebnisorientierte Veranstaltungen, die in einem digitalen Raum (d. h. online) mit einer Vielzahl von Tools und Plattformen organisiert werden. Die Begriffe „digitale Events“ und „virtuelle Events“ können fast synonym verwendet werden. „Digital“ bezieht sich jedoch direkter auf die Technologie, die zur Durchführung der Veranstaltung verwendet wird, wobei „virtuell“ die Art und Weise ist, wie die Teilnehmer teilnehmen (d. h. nicht persönlich). Wenn man von digitalen Events spricht, geht es in der Regel um etwas Größeres und Ausgefeiltertes, während virtuelle Events buchstäblich alles sein können, wo die Teilnehmer ohne physischen Kontakt teilnehmen, wie z. B. eine Online-Präsentation. Aber wir sind nicht hier, um Haare zu spalten, das Ziel ist es, Dich mit Tipps in dieser neuen, mehr online-Event-Welt auf den neuesten Stand zu bringen. ⁽²⁾ Zurück zum Inhaltsverzeichnis

#2 10 Tipps für die Ausrichtung digitaler Events

Die Ausrichtung eines digitalen Events kann eine entmutigende Aufgabe sein, muss es aber nicht. Es gibt einige großartige Tipps und Best Practices, mit denen Du sicherstellen kannst, dass Deine digitalen Events erfolgreich sind und allen ein tolles Erlebnis bieten:

1. Eine klare Strategie von Anfang an

Bei der Planung eines digitalen Events ist es wichtig, Dein Publikum zu verstehen und eine Veranstaltungsstrategie zu entwickeln, die Deine potenziellen Teilnehmer anspricht. Einer der besten Tipps für digitale Events ist, sich die Zeit zu nehmen, um eine Strategie zu planen. Denke darüber nach, wer an Deiner Veranstaltung teilnehmen wird, mit welchen Herausforderungen und Problemen sie konfrontiert sind und welche Ziele sie verfolgen. Dies wird Dir helfen, eine starke Grundlage für erfolgreiche digitale Events zu schaffen. Es ist auch wichtig, Deine Online-Veranstaltungsmaterialien an der Ästhetik Deiner Marke auszurichten. Du denkst vielleicht, dass Deine Online-Events von allem anderen, was Du machst, getrennt sind, aber es sollte eine nahtlose Erweiterung Deiner Marke sein. Verwende dasselbe Logo, dieselben Farben, Schriftarten und andere Grafiken oder Elemente, die zum Gesamtstil Deiner Marke passen. Auf diese Weise schaffst Du ein konsistentes Erlebnis für Deine Teilnehmer und machst Deine Marke wiedererkennbar. Viele Deiner Teilnehmer sehen sich Deine Veranstaltung auf ihren Handys an, daher ist es wichtig, beim Erstellen Deiner Materialien für ein mobiles Erlebnis zu optimieren. Wähle eine Plattform mit interaktiven Funktionen, die mobile Geräte unterstützen, damit sich die Teilnehmer einklinken können, egal wo sie sich befinden. ⁽³⁾

2. Wähle die richtige Plattform für Deine digitalen Events

Die Art der digitalen Eventplattform, die für Dich geeignet ist, wird je nach Umfang Deiner Veranstaltung stark variieren. Es gibt keine falsche oder richtige Antwort, es geht nur darum, was am besten zu Deinem Stil von digitalen Events passt. Es gibt viele Plattformen, die verschiedene Funktionen bieten, von Co-Hosting mit einer anderen Organisation oder Firma bis hin zu erweiterten Moderationstools. ⁽⁴⁾

3. Wähle die richtige Länge für Dein Event

Wenn Du nicht in der Lage bist, den Mehrwert eines exotischen Ortes oder eines aufgemotzten Veranstaltungsortes zu bieten, ist es umso wichtiger, dass Deine Inhalte in hohem Maße relevant für die Wünsche Deines Publikums sind. Überbetone den Markenaufbau oder Dein neuestes Produktangebot nicht (es sei denn, das Publikum ist speziell dafür erschienen), sondern liefere die Ideen, das Engagement und die Verbindung, die Dein Publikum benötigt, und der Rest sollte folgen. Respektiere außerdem die Herausforderungen, denen die Teilnehmer immer noch gegenüberstehen werden, wenn sie virtuell dort sind. Gib Dein Bestes, um die Veranstaltungen planmäßig, zeitlich angemessen und auf den Punkt zu bringen.

4. Promote Deine digitalen Events

Abhängig von der Art der Veranstaltung, die Du erstellst und an wen Du vermarktest, solltest Du die Erstellung einer Zielseite in Betracht ziehen. Eine Zielseite ist eine Gelegenheit, Dein Publikum für Deine Veranstaltung zu begeistern, also stelle sicher, dass sie interessante Details darüber enthalten, was sie lernen werden. Du kannst es verwenden, um Deine Teilnehmer dazu zu bringen, sich zu registrieren und das Wer, Was, Wo und Wann Deiner Veranstaltung in einem digitalen Format bereitzustellen, das einfach zu teilen ist. Dabei kann Dir eine digitale Eventagentur mit ihrer Videoproduktion helfen. Schreibe einen Blogbeitrag, um Deine digitalen Events im Voraus zu bewerben. Stelle Deine Inspiration für die Veranstaltung vor, warum sie gerade für Dein Publikum relevant ist und was sie lernen werden. Teile dann Deinen Blog-Beitrag in den sozialen Medien, um für Begeisterung zu sorgen und den Traffic zur Registrierung zu steigern. Denke daran, Hashtags zu verwenden, oder erstelle einen eigenen Marken-Hashtag. ⁽⁵⁾ Verwende eine E-Mail-Liste, um Deine Veranstaltung bei Deinen Abonnenten zu bewerben. Sende E-Mail-Erinnerungen an Teilnehmer, die sich bereits registriert haben, oder sende ihnen eine „Danke für die Registrierung“-Email und dann eine Erinnerung ein oder zwei Tage vor der Veranstaltung sowie eine Stunde vor Beginn. Verwende nach Deiner Veranstaltung E-Mails, um die Teilnehmer um Feedback zu bitten, das zur Verbesserung Deines nächsten digitalen Events verwendet werden kann.

5. Entwickle eine klare Agenda, die Redner und Zeitrahmen enthält

Du möchtest nicht, dass Deine Teilnehmer lange warten. Stelle eine klare Agenda mit klar gekennzeichneten Zeiten bereit und füge alle relevanten Links hinzu, damit die Teilnehmer vorausplanen können. ⁽⁶⁾

6. Binde Redner und Moderatoren in Deine Veranstaltung ein

Wenn Du digitale Events mit Rednern veranstaltest, stelle sicher, dass sie über die richtige Erfahrung verfügen, um über das von Dir gewählte Thema zu sprechen. Deine Redner sollten über beträchtliche Autorität und Glaubwürdigkeit in Bezug auf das Thema verfügen. Recherchiere nach möglichen Rednern, um zu sehen, wie sie sich in einem öffentlichen Redekontext zurechtfinden. Auf diese Weise kannst Du für ihre Fähigkeiten als Moderator bürgen. Nicht alle öffentlichen Redner haben Erfahrung oder sind in einer virtuellen Umgebung effektiv, erwäge daher, Videos des Redners bei früheren digitalen Events anzufordern. Achte darauf, wie bequem und ausgestattet der potenzielle Redner während virtueller Meetings vor der Veranstaltung ist und ob sie für Deine Veranstaltung geeignet erscheinen.⁽⁷⁾

7. Binde Dein Publikum ein

Denke daran, dass ein großer Teil des Wertes vieler Live-Events darin besteht, persönliche Interaktionen haben zu können. Wenn Du Dir nur ein Video auf einem Bildschirm ansiehst, ohne die Möglichkeit zu kommentieren oder zu antworten oder mit anderen persönlich in Kontakt zu treten, dann schaffst Du etwas, das viel weniger wie ein Ereignis oder eine Erfahrung ist, sondern viel mehr wie „Lehrvideos ansehen“ ist. ⁽⁸⁾ Auch wenn die Hauptpräsentationen der Interaktion nicht förderlich sind, ist es eine gute Idee, virtuelle Networking-Räume zu schaffen, in denen Teilnehmer, Gäste und Sponsoren alle über Videokonferenzen oder Echtzeit-Text-Chats sozial miteinander interagieren können.

8. Bereite Dich auf Fehler vor

Technische Probleme sind der Fluch jedes digitalen Events, und sie treten nur wahrscheinlicher in der aktuellen Zeit mit beispiellosen Anforderungen an das Breitbandnetz auf. Es ist immer wahrscheinlich, dass Störungen auftauchen. Gehe auch nicht davon aus, dass die Teilnehmer mit der Verwendung von Videokonferenztechnologie vertraut sind: Dies ist möglicherweise das erste Mal, dass sie sie verwenden. Es ist auch wichtig, die Grenzen eines digitalen Events zu verstehen. ⁽⁹⁾ Vielleicht möchtest Du erwägen, mehr als eine Plattform zu verwenden. Für den Fall, dass es technische Schwierigkeiten mit Deinem Bild oder Ton gibt, kannst Du auf einen anderen Dienst umsteigen und die Veranstaltung wie geplant fortsetzen.

9. Schicke ein Follow-up nach der Veranstaltung

Spreche unbedingt mit Deinen Teilnehmern darüber, wie sie im Nachhinein Zugang zu den Aufzeichnungen der Veranstaltung erhalten können. Dies wird sie auch ermutigen, beim nächsten Mal wieder mitzumachen! ⁽¹⁰⁾

10. Arbeite mit einer digitalen Eventagentur

Die Zusammenarbeit mit einer digitalen Eventagentur kann die Planung und Videoproduktion digitaler Events viel einfacher und reibungsloser machen. Bei so vielen beweglichen Teilen und verschiedenen Strategien, die als digitaler Veranstaltungsplaner in Betracht gezogen werden müssen, lohnt es sich, Zeit für die Recherche aufzuwenden und Deine Kollegen zu fragen, was für sie funktioniert hat und was nicht. Nimm Dir Zeit, um an digitalen Events teilzunehmen, und mache Dir umsetzbare Notizen, um darüber nachzudenken. Füge diese Erkenntnisse Deiner Eventplanungs-Checkliste hinzu. Wenn Du Zugang zu einer digitalen Eventagentur hast, insbesondere zu einem Videoproduktionsteam wie Sommer&Co, kannst Du viel Hilfe bei den technischen Dingen erhalten. Sie können Dir bei der Auswahl einer Plattform mit den richtigen Einstellungen und Funktionen helfen. Am Tag der Veranstaltung kann die digitale Eventagentur auch die Interaktionen der Teilnehmer moderieren und technische Schwierigkeiten am Tag Deiner Veranstaltung lösen. Wenn Du keinen Zugang zu einem Team hast, ist die Auswahl der richtigen Plattform entscheidend, um Störungen am Tag des Events zu minimieren. Auch wenn es heutzutage komplizierter sein mag, persönliche Kontakte zu knüpfen, sollten gut kuratierte digitale Events und Erlebnisse das gleiche Gefühl von Engagement und Verbundenheit vermitteln, das gut geplante Live- Events bieten. Setze Planung und Mühe ein, um die Aufmerksamkeit Deines Publikums zu fesseln und ein Erlebnis zu bieten, das man nicht verpassen darf (auch im Online-Format), und Deine digitalen Events werden mit Sicherheit Gewinner sein. Ob Du filmst, streamst oder die Logistik für ein digitales, virtuelles oder hybrides Event planst, unser Sommer&Co-Team ist hier, um jedes Detail mit Präzision zu verwalten. Während unser Team normalerweise bei Live-Events im ganzen Land stapft, sind wir auch Experten im Entwerfen und Erstellen von Erlebnissen, die Deine Veranstaltung in die virtuelle Welt bringen. Das Sommer&Co Team ist bereit, Dir mit allem zu helfen, was Du für die reibungslose Durchführung Deines nächsten digitalen Events benötigst. Kontaktiere uns noch heute, um weitere Informationen zu erhalten und Dein nächstes digitales Event mit uns zu planen! Zurück zum Inhaltsverzeichnis

Online Literatur:

1. Guidebook – Virtual Events
2. Hootsuite – Virtual Events
3. Vfairs – Digitale Events